Fatura süreci iki sistem arasında elle taşınmamalı
E-fatura kapsamındaki işletmelerde fatura bilgileri çoğu zaman bir sistemde (e-ticaret, sipariş yönetimi, özel yazılım) oluşur, başka bir sistemde (entegratör paneli veya muhasebe programı) kesilir. Bu iki nokta arasında veri elle taşındığında hem zaman kaybedilir hem de tutar, vergi ve müşteri bilgilerinde hata riski artar.
E-fatura entegrasyonları; fatura verisinin oluştuğu yerden ilgili elektronik belge altyapısına otomatik, doğrulanmış ve izlenebilir biçimde aktarılmasını sağlar.
Hangi belge süreçlerini kapsıyoruz?
Projenin kapsamına ve kullanılan sağlayıcının imkânlarına göre şu süreçler birlikte ele alınabilir:
E-fatura: Kayıtlı mükelleflere kesilen faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve yanıtlarının izlenmesi,
E-arşiv fatura: Son tüketiciye ve e-fatura mükellefi olmayanlara kesilen faturaların iletilmesi,
E-irsaliye: Sevkiyat süreçlerinin elektronik irsaliyeyle belgelenmesi,
Gelen faturaların iç sistemlere aktarılması ve eşleştirilmesi,
İptal, itiraz ve iade senaryolarının süreçlere dahil edilmesi.
Entegrasyonlar, işletmenin çalıştığı özel entegratörün servisleri üzerinden kurulur; Logo, İzibiz, Uyumsoft ve benzeri sağlayıcılarla ya da hâlihazırda kullandığınız entegratörle çalışabiliriz.
Mevzuata uygunluk ve veri doğruluğu
Fatura satırları, vergi oranları, tevkifat ve istisna kodları hedef altyapının beklediği yapıya dönüştürülür; eksik veya tutarsız veri gönderim öncesi yakalanır.
Mükellef sorgulama ile alıcının e-fatura kayıtlılığı kontrol edilir; belge türü (e-fatura / e-arşiv) buna göre otomatik seçilir.
Gönderim sonuçları ve belge durumları kaynak sisteme geri yazılır; hangi faturanın hangi aşamada olduğu tek ekrandan izlenebilir.
Başarısız gönderimler kaybolmaz: nedeniyle birlikte kaydedilir, düzeltilip yeniden gönderilebilir.
Ne zaman e-fatura entegrasyonuna ihtiyaç duyulur?
Faturalar bir sistemden bakılarak entegratör paneline elle giriliyorsa,
Sipariş hacmi arttıkça fatura kesimi operasyonu yavaşlatıyorsa,
Belge türü seçimi elle yapılıyor ve hatalara yol açıyorsa,
Fatura durumları iç sistemlerden takip edilemiyorsa,
Pazaryeri ve e-ticaret satışlarının faturalandırılması gecikiyorsa.
Fatura akışınızı birlikte değerlendirelim
Fatura verinizin nerede oluştuğunu, hangi entegratörle çalıştığınızı ve sürecin manuel adımlarını birlikte inceleyelim; uçtan uca işleyen bir belge akışı tasarlayalım.